Der kleine Unterschied: effizient oder effektiv

 

Jeder, der sich mit Zeitmanagement beschäftigt, fängt irgendwann (hoffentlich) damit an, seinen Arbeitsalltag an dem Gelernten auszurichten. Keine Zettelwirtschaft, den Schreibtisch aufräumen, Aufgaben auf ToDo-Listen sammeln und was es sonst noch so alles gibt. Wird man damit nun effizient oder effektiv?

Sicherlich kennen Sie das auch: Sie arbeiten den ganzen Tag und „schaffen richtig was weg“. Viele Punkte Ihrer Tasklist sind abgehakt, die Liste wird kürzer. Vielleicht haben Sie ein paar hundert potenzielle Kunden angerufen und versucht sie als Kunden zu werben. Vielleicht haben Sie die Projektdokumentation endlich fertig verfasst und abgegeben. Und Sie schauen mehrfach am Tag in Ihre Email um sicherzustellen, dass jede eingehende Mail so schnell wie möglich bearbeitet wird. Am Ende des Tages haben Sie alle Aufgaben, die Sie bekommen haben, erledigt. Ein gutes Gefühl.

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Aber sicherlich kenen Sie auch das: trotz der vielen Aktivität und den abgehakten Punkten auf der Aufgabenliste, haben Sie das Gefühl, nichts Wesentliches wirklich voran gebracht zu haben.

Unterscheiden Sie, was effektiv und was effizient ist!

Der US-amerikanische Ökonom und Pionier der modernen Managementlehre Peter Drucker erklärte den Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz in einen Aufsatz von Mai 1963 im Harvard Business Review so:

  • Effizienz heißt, die Dinge richtig zu tun.
  • Effektivität heißt, die richtigen Dinge zu tun.

Viele der Dinge, die Sie im Rahmen des Zeitmanagements kennen lernen, haben mit der Effizienz des eigenen Handelns zu tun. Eine größere Aufgabe in Teilschritte zu unterteilen, die Teilschritte als Aufgabenschritte in Ihre Aufgabenliste zu übernehmen und dann Stück für Stück abzuarbeiten macht Sie ungemein effizient. Außen vor bleibt aber die Frage, ob diese Aufgabe überhaupt sinnvoll ist oder ob nicht etwas ganz anderes viel besser geeignet wäre, Sie oder Ihr Unternehmen den Zielen näher zu bringen. Wenn Sie diese Frage beantworten,macht Sie das effektiv!

Tim Ferriss formuliert es in seinemBuch „Die 4-Stunden Woche“ so: „Effektivität bedeutet, die Dinge zu tun, die uns näher an unser Ziele heranbringen. Effizient zu sein, bedeutet hingegen, einen gegebene Aufgabe (ob sie nun wichtig ist oder nicht) so ökonmisch wie möglich zu bewältigen”.

Je nach dem was Sie tun, haben Sie mal mehr und mal weniger die Möglichkeit auch nach der Effektivität zu fragen. Die Kassiererin beim Disounter hat die Aufgabe effizient zu sein. Das heißt sie soll so viele Artikel wie möglich über den Scanner ziehen und sie soll so viele Kunden wie möglich abwickeln pro Zeiteinheit. Von ihr wird Effizienz erwartet – nicht nur von ihren Vorgesetzten sondern wohl auch von den Kunden. Vermutlich wird von ihr nicht erwartet, zu hinterfragen, ob diese Art des Kassierens überhaupt effektiv ist.

In der Wissensgesellschaft sind die meisten von uns als Wissensarbeiter unterwegs. Hier zählt weniger die effiziente Abwicklung von vorgegebenen Aufgaben sondern selber denken ist gefragt. Sprechen wir mit den Kollegen? Von wem erhalten wir notwendige Informationen? Wem geben wir Informationen weiter? Worauf konzentrieren wir uns? Was ist wirklich wichtig und was ist wirklich dringend?

Wichtig ist das was hinten raus kommt!

Wenn Sie produktiv sein wollen oder Ihr Chef möchte, dass Sie es sind, können Sie diese Fragen für sich nur beantworten, wenn Sie wissen was Ihre eigenen Ziele sind und die Ihres Unternehmens. Nur wenn Sie wissen wo Sie hinwollen und sich dies immer wieder vergegenwärtigen, können Sie Ihre Aufgaben produktiv für sich selbst und für Ihr Unternehmen lösen.

Ich persönlich finde es extrem hilfreich, immer wieder mal inne zu halten und mich selbst zu fragen, ob ich in dem was ich tue effektiv bin. Und das heißt immer auch zu fragen:

  • Was sind meine eigenen Ziele? Wo will ich hin? Was will ich erreichen?
  • Was sind die Ziele meines Unternehmens? Wo will mein Unternehmen hin? Was will mein Unternehmen erreichen?

Nicht immer sind die Ziele so klar – auch in den Unternehmen oftmals nicht. Für sich selbst haben Sie das aber selbst in der Hand, ebenso für Ihr eigenes Unternehmen. Hier könnten Sie also sofort anfangen, die Ziele zu klären.

Wenn Sie in einem Unternehmen angestellt sind, können Sie natürlich nach den Zielen fragen oder – und auch das kommt oft vor – über die Ziele des Unternehmens wurde noch gar nicht explizit nachgedacht. Aber vielleicht folgt Ihr Chef impliziten Zielen oder Sie müssen die Unternehmensziele aus seinem Handeln herausdeuten. Das macht es zwar nicht einfacher für Sie und Sie können mit Ihrer Interpretation falsch liegen. Aber Sie können eben auch große Erfolge haben, wenn Sie mit Ihrer Effektivität Großes bewirken.

Wie ist es mit Ihnen? Sind Sie effizient? Sind Sie auch effektiv? Kennen Sie Ihre Ziele? Ich freue mich auf Ihre Diskussionsbeiträge!

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