Was Sie gleich zu Beginn Ihrer Karriere zum Zeitmanagement wissen sollten…

Das mithin Wichtigste zum Start in den Beruf und in den ersten Jahren der Berufstätigkeit – egal ob als Angestellter oder als Selbständiger – ist das eigene Zeitmanagement. Der Erfolg von entsprechenden Büchern und die Nachfrage nach entsprechenden Seminaren – auch in Unternehmen – unterstreichen dies. Selbst für langjährige Mitarbeiter und Führungskräfte der verschiedenen Hierarchieebenen in den Unternehmen ist das Zeitmanagement immer noch und immer wieder Thema. Daher habe ich an dieser Stelle mal ein paar Basics des Zeitmanagements zusammen gestellt.

(Ja, ich weiß, dass sich manche der Punkte widersprechen. Dies ist den Widersprüchlichkeiten des Alltags geschuldet… 🙂 )

 

Zeitmanagement und was Sie schon immer darüber wissen wollten...
Zeitmanagement und was Sie schon immer darüber wissen wollten…
  1. Der Tag ist immer schneller um, als Sie denken!
    Verplanen Sie den Tag nicht zu stark mit Terminen und bauen Sie genug Pufferzeiten ein. Verplanen Sie nur 4-5 Stunden, der Rest wird sich wie magisch von selbst füllen.
  2. Sie sind nicht umso produktiver, je mehr Stunden Sie arbeiten!
    Produktivität bemisst sich nicht in Stunden sondern in dem was als Ergebnis dabei heraus kommt. Glauben Sie nicht, dass alleine das Sitzen am Schreibtisch oder die Anwesenheit am Arbeitsplatz schon irgendwie produktives Tun erzeugt. Tut es in der Regel nicht! Wenn die normale Arbeitszeit vorbei ist, bringen Sie ihre aktuelle Aufgabe zu Ende und hören Sie auf, bis in die Nacht zu arbeiten. Der Mensch ist nur begrenzt leistungsfähig.

  3. Bremsen Sie Ihren Perfektionismus!
    Wie heißt es doch so schön? „Heute ein guter Plan ist besser als morgen ein perfekter Plan“ oder das Facebook-Mantra „Done is better than perfect“! Fangen Sie an. Arbeiten Sie iterativ, gehen Sie Schritt für Schritt vor und nähern Sie sich Stück für Stück der Lösung Ihrer Aufgabe. Wenn Sie die Dinge immer perfekt tun wollen, wird das Ihre Produktivität abwürgen oder Sie bekommen eben gar nichts gebacken.
  4. Setzen Sie Prioritäten!
    Erstellen Sie sich – vielleicht sogar schon am Vorabend – für den aktuellen Tag eine ToDo-Liste. Überlegen Sie sich, was die wichtigste Aufgabe ist, die Sie am nächsten Tag fertig bekommen müssen. Das wird dann Punkt 1 auf der Liste. Wenn Sie dieses Aufgabe fertig bekommen haben, hatten Sie einen guten Tag. Machen Sie das jeden Tag und Sie werden erstaunt sein, was Sie alles erreichen.

  5. Sie haben genug Zeit! Die Frage der Zeit ist eine Frage der Prioritätensetzung!
    Sie haben nicht zu wenig Zeit! Die Frage ist eher ob das, für was Sie keine Zeit haben, wichtig genug ist oder Ihnen genug Spaß macht. Für das was Ihnen wichtig ist, haben Sie immer Zeit – oder es ist Ihnen nicht wichtig genug!
  6. Arbeiten Sie unter Zeitdruck! Sie sind so fokussierter und produktiver!
    Das kennen Sie bestimmt. Sie haben einen Tag Zeit um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen, die am Abend fertig sein muss. Der Tag plätschert dahin, Sie tun dies, sie tun das, aber die Hauptaufgabe schieben Sie vor sich her. Zwei Stunde vor Tagesschluss fangen Sie endlich mit der Aufgabe an. Sie arbeiten konzentriert wie noch nicht am ganzen Tag, und bekommen die Aufgabe in kürzester Zeit erledigt. Nutzen Sie Zeitdruck produktiv! Unter Zeitdruck arbeiten wir konzentrierter, fokussierter und produktiver. Versuchen Sie, sich kürzere Zeitlimits für Aufgaben zu setzen oder fangen Sie wie im Beispiel erst spät mit der Aufgabe an.
  7. Überlegen Sie: Wo wollen Sie hin?
    Nehmen Sie sich bei einer neuen Aufgabe 5 Minuten Zeit, bevor Sie beginnen. Überlegen Sie, welche Ergebnisse wollen Sie erhalten? Welche Ziele werden damit verfolgt? Dieses Vorgehen hilft Ihnen, herauszufinden, wie Sie diese Aufgabe erfolgreich lösen können.

  8. Stoppen Sie Multitasking! Multitasking frisst Ihre Produktivität!
    Wenn Sie mehrere Dinge gleichzeitig tun, können Sie sich auf nichts richtig konzentrieren. Bei jedem Switch von einer Aufgabe zur nächsten, brauchen Sie Zeit, sich auf die nächste Aufgabe (wieder) einzustellen und sich neu zu konzentrieren. Und beim nächsten Switch fängt es wieder von vorne an. Insgesamt kommen Sie so weniger schnell voran, als wenn Sie die Aufgaben nacheinander bearbeiten.
  9. Seien Sie wählerisch! Nehmen Sie sich nur drei Dinge pro Tag vor!
    Limitieren Sie Ihre ToDo-Liste auf maximal drei Dinge pro Tag. Fokussieren Sie sich dabei auf die drei Dinge, die Ihr Business am meisten vorwärts bringen. Das ist Ihre ToDo-Liste. Das ist alles. Fügen Sie nichts hinzu. Viele Menschen haben eine sehr lange ToDo-liste, die Sie nie an einem gegebenen Tag beenden und deren Aufgaben sie dann jeweils wieder in die Zukunft verschieben. Das ist emotional und körperlich belastend und oft fallen die wirklich wichtigen Aufgaben hinten runter.
  10. Kennen Sie die Aufgabe, die Sie am aktuellen Tag am meisten voran bringt!
    Kennen Sie für jeden Tag die Aufgabe, die wirklich getan werden muss. Das wird Ihnen helfen, zu priorisieren. Entscheiden Sie, welche Aufgabe vor Ihnen die am meisten wichtige ist und fokussieren Sie Ihre Energie darauf, diese sobald wie möglich fertig zubekommen.

  11. First things first!
    Starten Sie mir der wichtigsten Aufgabe des Tages, vor allem vor dem Antworten auf Mails: Gerade bei größeren Aufgaben verschieben wir diese gerne nach hinten und vor uns her. Und das verhindert dass wir voran kommen.

  12. Nutzen Sie wenigstens 50% Ihrer Zeit für die Dinge, die sie am meisten voran bringen.

  13. Schreiben Sie alle weniger wichtigen ToDos, die Sie im Kopf haben, auf!
    Vielleicht nutzen Sie sogar 10-15 Minuten des Tages dafür, alles aufzuschreiben, was Sie möglicherweise tun müssten. Das ist aber nicht Ihre ToDoListe. Das ist ein Notizzettel, um Ihr Gehirn vom Ballast zu befreien. Schauen Sie sich diese Liste dann einmal die Woche an und überlegen Sie, ob irgendetwas auf der Liste inzwischen eine so hohe Priorität entwickelt hat, dass sie eine von den drei Aufgaben für die aktuelle ToDo-Liste wird.

  14. Unterscheiden Sie Zeiten, in denen Sie kreativ sind und solche, in denen Sie die Dinge abarbeiten!
    Manchmal ist es Zeit strategisch zu denken, Dinge zu hinterfragen und Dinge neu zu denken. Ein anderes Mal ist es Zeit die Dinge einfach abzuarbeiten. Überlegen Sie, wann Sie was tun wollen und halten Sie sich dran. Wenn Sie allerdings beim Abarbeiten ständig den Arbeitsfluss unterbrechen, um Dinge zu hinterfragen und neu zu denken, Ideen aufschreiben etc., verlieren Sie Produktivität.

  15. Fangen sie an zu arbeiten, um ins Arbeiten zu kommen!
    Wenn Sie Großes am Tag vorhaben, ist es oft schwierig zu beginnen. Starten Sie in diesem Fall mit kleineren Aufgaben um den „Ball zum Rollen“ zu bekommen. Den Businessplan den Sie heute fertig machen wollen, könnte um 8 Uhr morgens einschüchtern. Starten Sie mit ein paar einfachen Aufgaben wie zum Beispiel die Beantwortung einiger Mails und starten Sie dann erst mit Ihren großen Aufgaben.

  16. Legen Sie wichtige Termine, von denen viel abhängt auf den frühen Morgen!
    Stellen Sie sich vor, Sie haben nachmittags um 16.00 Uhr ein Vorstellungsgespräch bei Ihrem Wunscharbeitgeber oder eine wichtige Präsentation im Unternehmen. Wie viel bekommen Sie wohl den ganzen Tag bis zu diesem Termin noch erledigt? Vermutlich wenig. Angst und Aufregung können sich ausbreiten und eigentlich haben Sie nur diesen Termin im Kopf. Das wird Sie davon abhalten die Zeit vor dem Termin produktiv nutzen zu können. Versuchen Sie daher immer, solche Termine so früh wir möglich am Tag stattfinden zu lassen zu lassen. So werden Sie den Rest des Tages besser nutzen können.

  17. Wenn Sie mehrere Termine an einem Tag haben, legen Sie diese dicht hintereinander.
    Wenn Sie im Laufe eines Tages mehrere Termine haben, versuchen Sie diese dicht hintereinander zu legen und vermeiden Sie Pausen von einer oder zwei Stunden zwischen den Terminen. In den Zeiten zwischen den Terminen ist es immer schwer, wirklich produktiv zu sein. Der nächste Termin droht schon und Sie müssen Ihre Arbeit wieder unterbrechen. Legen Sie wenn möglich alle Termine des Tages dicht hintereinander und nutzen Sie die die so gewonnene Zeiten als Freiraum für Ihre sonstige Arbeit. (Positiver Nebeneffekt ist übrigens, dass Sie so gezwungen sind, die Termine auch effizient zu nutzen und sie rechtzeitig zu beenden, weil der nächste Termin schon wartet.)

  18. Limitieren Sie Ihre Emailzeit!
    Checken Sie Ihre Mail nur maximal drei Mal am Tag. Schalten sie die Benachrichtigungen für neue Mails komplett ab. Oder rufen Sie die Mails manuell ab oder machen Sie sogar Ihr Emailprogramm zu. Ein Report von McKinsey aus 2012 belegt, dass der durchschnittliche Angestellte 13 Stunden pro Woche damit verbringt, Mails zu öffnen, zu lesen, zu schreiben, zu löschen und zu sortieren.
    Einmal abgelenkt durch die neue Mail in der Inbox braucht das Gehirn durchschnittlich 23 Minuten um wieder in den alten Fluss zu kommen. Damit sind dann beim Lesen einer Mail schnell mal 30 Minuten Ihrer kostbaren Zeit vergangen. Lesen Sie Ihre Mail nur zwei oder drei Mal am Tag. Wie wär’s mit jeweils einmal morgens, mittags und abends? Damit verstärken Sie Ihre Fähigkeit sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren und die Aufgaben zu beenden, die Sie wirklich voran bringen.

  19. Schalten Sie Ihr Telefon ab!
    Schalten Sie auch Ihr Telefon mal ab oder leiten Sie es um, um nicht durch Anrufe gestört zu werden.

  20. Arbeiten Sie Ihre Emails/Telefonanrufe/Terminvereinbarungen in Blöcken ab.
    Auch dies führt dazu, dass Sie nicht immer wieder Ihren Arbeitsfluss unterbrechen üssen. (Siehe vorhergehenden Punkt!

  21. Unterteilen Sie große Aufgabe in kleinere managebarere Schritte!
    Es ist schwer große, umfangreiche und eventuell komplexe Aufgaben zu beginnen. Solche Aufgaben können sogar demotivieren. Teilen Sie die Aufgabe in kleinere und besser abzuarbeitende Schritte auf. Damit wird es leichter.

  22. Arbeiten Sie nicht an mehreren Projekten am Tag!
    Das Umschalten zwischen den Projekten oder auch Kunden ist unproduktiv, weil Sie sich wieder neu eindenken müssen.

  23. Delegieren Sie!
    Ist schon klar: keiner macht Ihre Aufgaben so gut wie Sie! Delegieren Sie trotzdem. Wenn etwas durch jemand anderen mit nur 80% Ihrer Arbeitsqualität gemacht werden kann, delegieren Sie es! Delegieren Sie und lernen Sie, andere Leute einzubinden. Sie müssen Ihre Angst überwinden, Dinge an andere abzugeben. Und wenn Sie ehrlich sind, ist es ja so: keiner ist so gut, wie Sie! Einige sind schlechter und andere sind besser. Aber exakt so gut wie Sie, ist niemand…

  24. Schreiben Sie alles auf, was Sie davon abhält, zu arbeiten!
    Schreiben Sie alles auf was Sie stört, was Sie ablenkt, was Ihre Zeit vertreibt: Wenn Sie es aufschreiben, hören die Gedanken auf, Sie von de Arbeit abzuhalten und Sie müssen nicht ständig dran denken, um sie ja nicht zu vergessen. Zufällige Gedanken, neue Ideen, was sie schon immer bei Google nachschlagen wollten etc. Schreiben Sie alles dies auf. So kriegen Sie die Gedanken aus dem Weg ohne sie zu verlieren.

  25. Machen Sie mal Pause!
    Wie schon gesagt: es geht nicht um die mit Arbeit verbrachte Zeit sondern um die Produktivität. Und die wird besser sein, wenn Sie zwischendurch mal abschalten.

  26. Suchen Sie sich eine ruhigen Ort!
    Verlassen Sie Ihr Büro, Ihr Großraumbüro, Ihr gewohntes Arbeitsumfeld und gehen Sie in ein Café oder in einen Konferenzraum für eine Stunde, suchen Sie sich einen Platz wo Sie nicht gestört werden und konzentrieren Sie sich auf die Beendigung ihrer wichtigsten Aufgabe des Tages.

 

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