Effizient oder effektiv: der kleine Unterschied

Jeder, der sich mit Zeitmanagement beschäftigt, fängt irgendwann (hoffentlich) damit an, seinen Arbeitsalltag an dem Gelernten auszurichten. Keine Zettelwirtschaft, den Schreibtisch aufräumen, Aufgaben auf ToDo-Listen sammeln und was es sonst noch so alles gibt. Wird man damit nun effizient oder effektiv?

Sicherlich kennst Du das auch: Du arbeitest den ganzen Tag und „schaffst richtig was weg“. Viele Punkte Deiner Tasklist sind abgehakt, die Liste wird kürzer. Vielleicht hast Du ein paar hundert potenzielle Kunden angerufen und versuchst sie als Kunden zu werben. Vielleicht hast Du die Projektdokumentation endlich fertig verfasst und abgegeben. Und Du schaust mehrfach am Tag in Deine Email, um sicherzustellen, dass jede eingehende Mail so schnell wie möglich bearbeitet wird. Am Ende des Tages hast Du alle Aufgaben, die Du bekommen haben, erledigt. Ein gutes Gefühl.

Aber sicherlich kennst Du auch das: trotz der vielen Aktivitäten und den abgehakten Punkten auf der Aufgabenliste, hast Du das Gefühl, nichts Wesentliches wirklich vorangebracht zu haben.

Unterscheide, was effektiv und was effizient ist!

Der US-amerikanische Ökonom und Pionier der modernen Managementlehre Peter Drucker erklärte den Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz in einen Aufsatz von Mai 1963 im Harvard Business Review so:

• Effizienz heißt
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  , die Dinge richtig zu tun.
• Effektivität heißt, die richtigen Dinge zu tun.

Viele der Dinge, die Du im Rahmen des Zeitmanagements kennenlernst, haben mit der Effizienz des eigenen Handelns zu tun. Eine größere Aufgabe in Teilschritte zu unterteilen, die Teilschritte als Aufgabenschritte in Ihre Aufgabenliste zu übernehmen und dann Stück für Stück abzuarbeiten macht Dich ungemein effizient. Außen vor bleibt aber die Frage, ob diese Aufgabe überhaupt sinnvoll ist oder ob nicht etwas ganz anderes viel besser geeignet wäre, Dich oder Dein Unternehmen den Zielen näherzubringen. Wenn Du diese Frage beantwortest, macht Dich das effektiv!

Tim Ferriss formuliert es in seinem Buch „Die 4-Stunden Woche“ so: „Effektivität bedeutet, die Dinge zu tun, die uns näher an unser Ziele heranbringen. Effizient zu sein, bedeutet hingegen, einen gegebene Aufgabe (ob sie nun wichtig ist oder nicht) so ökonmisch wie möglich zu bewältigen“.

Je nachdem was Du tust, hast Du mal mehr und mal weniger die Möglichkeit auch nach der Effektivität zu fragen. Die Kassiererin beim Discounter hat die Aufgabe effizient zu sein. Das heißt sie soll so viele Artikel wie möglich über den Scanner ziehen und sie soll so viele Kunden wie möglich abwickeln pro Zeiteinheit. Von ihr wird Effizienz erwartet – nicht nur von ihren Vorgesetzten, sondern wohl auch von den Kunden. Vermutlich wird von ihr nicht erwartet, zu hinterfragen, ob diese Art des Kassierens überhaupt effektiv ist.

In der Wissensgesellschaft sind viele von uns als Wissensarbeiter unterwegs. Hier zählt weniger die effiziente Abwicklung von vorgegebenen Aufgaben, sondern selber denken ist gefragt. Sprechen wir mit den Kollegen? Von wem erhalten wir notwendige Informationen? Wem geben wir Informationen weiter? Worauf konzentrieren wir uns? Was ist wirklich wichtig und was ist wirklich dringend?

Letztendlich zählt das Ergebnis!

Wenn Du produktiv sein willst oder Dein Chef möchte, dass Du es bist, kannst Du diese Fragen für Dich nur beantworten, wenn Du weißt, was Deine eigenen Ziele und die des Unternehmens sind. Nur wenn Du weißt, wo Du hinwillst und Du Dir das immer wieder vergegenwärtigst, kannst Du Deine Aufgaben produktiv für Dich selbst und für Dein Unternehmen lösen.

Ich persönlich finde es extrem hilfreich, immer wieder mal innezuhalten und mich selbst zu fragen, ob ich in dem, was ich tue, effektiv bin. Und das heißt immer auch zu fragen:

• Was sind meine eigenen Ziele? Wo will ich hin? Was will ich erreichen?
• Was sind die Ziele meines Unternehmens? Wo will mein Unternehmen hin? Was will mein Unternehmen erreichen?

Nicht immer sind die Ziele so klar – auch in den Unternehmen oftmals nicht. Für Dich hast Du das aber selbst in der Hand, ebenso für Dein eigenes Unternehmen. Hier kannst Du also sofort anfangen, die Ziele zu klären.

Wenn Du in einem Unternehmen angestellt bist

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, kannst Du natürlich nach den Zielen fragen oder – und auch das kommt oft vor – über die Ziele des Unternehmens wurde noch gar nicht explizit nachgedacht. Aber vielleicht folgt Dein Chef impliziten Zielen oder Sie müssen die Unternehmensziele aus seinem Handeln heraus deuten. Das macht es zwar nicht einfacher für Dich und Du kannst mit Deiner Interpretation falsch liegen. Aber Du kannst eben auch große Erfolge haben, wenn Du mit Deiner Effektivität großes bewirkst.

Wie ist es mit Dir? Bist Du effizient? Bist Du effektiv? Kennst Du Deine Ziele? Ich freue mich auf Deine Diskussionsbeiträge!