Das mithin Wichtigste zum Start in den Beruf und in den ersten Jahren der Berufstätigkeit – egal ob als Angestellter oder als Selbständiger – ist das eigene Zeitmanagement. Der Erfolg von entsprechenden Büchern und die Nachfrage nach entsprechenden Seminaren – auch in Unternehmen – unterstreichen dies. Selbst für langjährige Mitarbeiter und Führungskräfte der verschiedenen Hierarchieebenen in den Unternehmen ist das Zeitmanagement immer noch und immer wieder Thema. Daher habe ich an dieser Stelle mal ein paar Basics des Zeitmanagements zusammen gestellt.
(Ja, ich weiß, dass sich manche der Punkte widersprechen. Dies ist den Widersprüchlichkeiten des Alltags geschuldet… 🙂 )
Zeitmanagement und was Du schon immer darüber wissen wolltest…
- Der Tag ist immer schneller um, als Du denkst!
Verplane den Tag nicht zu stark mit Terminen und baue genug Pufferzeiten ein. Verplane nur 4-5 Stunden, der Rest wird sich magisch wie von selbst füllen. - Du bist nicht umso produktiver, je mehr Stunden Du arbeitest!
Produktivität bemisst sich nicht in Stunden sondern in dem was als Ergebnis dabei heraus kommt. Glaub‘ nicht, dass alleine das Sitzen am Schreibtisch oder die Anwesenheit am Arbeitsplatz schon irgendwie produktives Tun erzeugt. Tut es in der Regel nicht! Wenn die normale Arbeitszeit vorbei ist, bringe Deine aktuelle Aufgabe zu Ende und höre auf, bis in die Nacht zu arbeiten. Der Mensch ist nur begrenzt leistungsfähig. - Bremse Deinen Perfektionismus!
Wie heißt es doch so schön? „Heute ein guter Plan ist besser als morgen ein perfekter Plan“ oder das Facebook-Mantra „Done is better than perfect“! Fang‘ an. Arbeite iterativ, gehe Schritt für Schritt vor und nähereDich Stück für Stück der Lösung Ihrer Aufgabe. Wenn Du die Dinge immer perfekt tun willst, wird das Deine Produktivität abwürgen oder Du bekommst eben gar nichts gebacken. - Setze Prioritäten!
Erstelle Dir – vielleicht sogar schon am Vorabend – für den aktuellen Tag eine ToDo-Liste. Überlege Dir, was die wichtigste Aufgabe ist, die Du am nächsten Tag fertig bekommen musst. Das wird dann Punkt 1 auf der Liste. Wenn Du diese Aufgabe fertig bekommen hast, hattest Du einen guten Tag. Mache das jeden Tag und Du wirst erstaunt sein, was Du alles erreicht hast. - Du hast genug Zeit! Die Frage der Zeit ist eine Frage der Prioritätensetzung!
Du hast nicht zu wenig Zeit! Die Frage ist eher ob das, für was Du keine Zeit hast, wichtig genug ist oder Dir genug Spaß macht. Für das was Dir wichtig ist, hast Du immer Zeit – oder es ist Dir nicht wichtig genug! - Arbeite unter Zeitdruck! So bist Du fokussierter und produktiver!
Das kennst Du bestimmt. Du hast einen Tag Zeit, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen, die am Abend fertig sein muss. Der Tag plätschert dahin, Du tust dies, Du tust das, aber die Hauptaufgabe schiebst Du vor Dir her. Zwei Stunde vor Tagesschluss fängst Du endlich mit der Aufgabe an. Du arbeitest konzentriert wie noch nicht am ganzen Tag, und bekommst die Aufgabe in kürzester Zeit erledigt. Nutze den Zeitdruck produktiv! Unter Zeitdruck arbeiten wir konzentrierter, fokussierter und produktiver. Versuche Dir kürzere Zeitlimits für Aufgaben zu setzen oder fange, wie im Beispiel, erst spät mit der Aufgabe an. - Überlege: Wo willst Du hin?
Nimm Dir bei einer neuen Aufgabe 5 Minuten Zeit, bevor Du beginnst. Überlege, welche Ergebnisse willst Du erhalten? Welche Ziele werden damit verfolgt? Dieses Vorgehen hilft Dir, herauszufinden, wie Du diese Aufgabe erfolgreich lösen kannst. - Hör auf mit dem Multitasking! Multitasking frisst Deine Produktivität!
Wenn Du mehrere Dinge gleichzeitig tust, kannst Du Dich auf nichts richtig konzentrieren. Bei jedem Switch von einer Aufgabe zur nächsten, brauchst Du Zeit, Dich auf die nächste Aufgabe (wieder) einzustellen und Dich neu zu konzentrieren. Und beim nächsten Switch fängt es wieder von vorne an. Insgesamt kommst Du so weniger schnell voran, als wenn Du die Aufgaben nacheinander bearbeitest. - Sei wählerisch! Nimm Dir nur drei Dinge pro Tag vor!
Limitiere Deine ToDo-Liste auf maximal drei Dinge pro Tag. Fokussiere Dich dabei auf die drei Dinge, die Dein Business am meisten vorwärts bringt. Das ist Deine ToDo-Liste. Das ist alles. Füge nichts hinzu. Viele Menschen haben eine sehr lange ToDo-Liste, die sie nie an einem gegebenen Tag beenden und deren Aufgaben sie dann jeweils wieder in die Zukunft verschieben. Das ist emotional und körperlich belastend und oft fallen die wirklich wichtigen Aufgaben hinten runter. - Kenne die Aufgabe, die Dich am aktuellen Tag am meisten voran bringt!
Kenne für jeden Tag die Aufgabe, die wirklich getan werden muss. Das wird Dir helfen, zu priorisieren. Entscheide, welche Aufgabe vor Dir die am meisten wichtige ist und fokussiere Deine Energie darauf, diese sobald wie möglich fertig zubekommen. - First things first!
Starte mit der wichtigsten Aufgabe des Tages, vor allem vor dem Antworten auf Mails: Gerade bei größeren Aufgaben verschieben wir diese gerne nach hinten und vor uns her. Und das verhindert, dass wir voran kommen. - Nutze wenigstens 50% Deiner Zeit für die Dinge, die Dich am meisten voran bringen.
- Schreibe alle weniger wichtigen ToDos, die Du im Kopf hast, auf!
Vielleicht nutzt Du sogar 10-15 Minuten des Tages dafür, alles aufzuschreiben, was Du möglicherweise tun müsstest. Das ist aber nicht Deine ToDoListe. Das ist ein Notizzettel , um Dein Gehirn vom Ballast zu befreien. Schaue Dir diese Liste dann einmal die Woche an und überlege, ob irgendetwas auf der Liste inzwischen eine so hohe Priorität entwickelt hat, dass sie eine von den drei Aufgaben für die aktuelle ToDo-Liste wird. - Unterscheide Zeiten, in denen Du kreativ bist und solche, in denen Du die Dinge abarbeitest!
Manchmal ist es Zeit, strategisch zu denken, Dinge zu hinterfragen und Dinge neu zu denken. Ein anderes Mal ist es Zeit die Dinge einfach abzuarbeiten. Überlege Dir, wann Du was tun willst und halteDich daran. Wenn Du allerdings beim Abarbeiten ständig den Arbeitsfluss unterbrichst, um Dinge zu hinterfragen und neu zu denken, Ideen aufzuschreiben etc., verlierst Du Produktivität. - Fang‘ an!
Fang‘ an zu arbeiten, um ins Arbeiten zu kommen! Wenn Du Großes am Tag vorhast, ist es oft schwierig zu beginnen. Starte in diesem Fall mit kleineren Aufgaben um den „Ball zum Rollen“ zu bekommen. Der große Businessplan den Du heute fertig machen willst, könnte um 8 Uhr morgens einschüchtern. Starte mit ein paar einfachen Aufgaben wie zum Beispiel der Beantwortung einiger Mails und starte dann erst mit Deinen großen Aufgaben. - Fang‘ an!
Fang‘ gleich mit den großen Aufgaben an. Wichtig ist das Anfangen. Ist das einmal geschafft, geht der Rest oft ganz leicht von der Hand. Ach so: Bleib dran! - Lege Dir wichtige Termine, von denen viel abhängt, auf den frühen Morgen!
Stelle Dir vor, Du hast nachmittags um 16.00 Uhr ein Vorstellungsgespräch bei Deinem Wunscharbeitgeber oder eine wichtige Präsentation im Unternehmen. Wie viel bekommst Du wohl den ganzen Tag bis zu diesem Termin noch erledigt? Vermutlich wenig. Angst und Aufregung können sich ausbreiten und eigentlich hast Du nur diesen Termin im Kopf. Das wird Dich davon abhalten die Zeit vor dem Termin produktiv nutzen zu können. Versuche daher immer, solche Termine so früh wir möglich am Tag stattfinden zu lassen zu lassen. So kannst Du den Rest des Tages besser nutzen. - Wenn Du mehrere Termine an einem Tag hast, lege diese dicht hintereinander.
Wenn Du im Laufe eines Tages mehrere Termine hast, versuche diese dicht hintereinander zu legen und vermeide Pausen von einer oder zwei Stunden zwischen den Terminen. In den Zeiten zwischen den Terminen ist es immer schwer, wirklich produktiv zu sein. Der nächste Termin droht schon und Du musst Deine Arbeit wieder unterbrechen. Lege – wenn möglich – alle Termine des Tages dicht hintereinander und nutze die so gewonnene Zeit als Freiraum für Deine sonstige Arbeit. (Positiver Nebeneffekt ist übrigens, dass Du so gezwungen bist, die Termine auch effizient zu nutzen und sie rechtzeitig zu beenden, weil der nächste Termin schon wartet.) - Limitiere Deine Emailzeit!
Checke Deine Mail nur maximal drei Mal am Tag. Schalte die Benachrichtigungen für neue Mails komplett ab. Oder rufe die Mails manuell ab oder schließe sogar Dein Emailprogramm. Ein Report von McKinsey aus 2012 belegt, dass der durchschnittliche Angestellte 13 Stunden pro Woche damit verbringt, Mails zu öffnen, zu lesen, zu schreiben, zu löschen und zu sortieren.
Einmal abgelenkt durch die neue Mail in der Inbox braucht das Gehirn durchschnittlich 23 Minuten, um wieder in den alten Fluss zu kommen. Damit sind dann beim Lesen einer Mail schnell mal 30 Minuten Deiner kostbaren Zeit vergangen. Lies Deine Mail nur zwei oder drei Mal am Tag. Wie wär’s mit jeweils einmal morgens, mittags und abends? Damit verstärkst Du Diene Fähigkeit, Dich auf eine Aufgabe zu konzentrieren und die Aufgaben zu beenden, die Dich wirklich voran bringen. - Schalte Dein Telefon ab!
Schalte Dein Telefon ruhig mal ab oder leite es um , um nicht durch Anrufe gestört zu werden. Außerdem sind die wirklich wichtigen Menschen eh nicht immer zu erreichen… - Arbeiten Deine Emails/Telefonanrufe/Terminvereinbarungen in Blöcken ab.
Auch dies führt dazu, dass Du nicht immer wieder Deinen Arbeitsfluss unterbrechen musst. (Siehe vorhergehenden Punkt! - Unterteile große Aufgabe in kleinere, managebarere Schritte!
Es ist schwer große, umfangreiche und eventuell komplexe Aufgaben zu beginnen. Solche Aufgaben können sogar demotivieren. Teile die Aufgabe in kleinere und besser abzuarbeitende Schritte auf. Damit wird es leichter. - Arbeite nicht an mehreren Projekten am Tag!
Das Umschalten zwischen den Projekten oder auch Kunden ist unproduktiv, weil Du Dich wieder neu eindenken musst. - Delegiere!
Schon klar: Keiner macht Deine Aufgaben so gut wie Du! Delegiere trotzdem. Wenn etwas durch jemand anderen mit nur 80% Deiner eigenen Arbeitsqualität gemacht werden kann, delegiere es! Delegiere und lerne, andere Leute einzubinden. Du musst Deine Angst überwinden, Dinge an andere abzugeben. Und wenn Du ehrlich bist, ist es ja so: Keiner ist so gut, wie Du! Einige sind schlechter und andere sind besser. Aber exakt so gut wie Du, ist niemand… - Schreib‘ alles auf, was Dich davon abhält, zu arbeiten!
Schreib‘ alles auf was Dich stört, was Dich ablenkt, was Deine Zeit vertreibt: Wenn Du es aufschreibst, hören die Gedanken auf, Dich von de Arbeit abzuhalten und Du musst nicht ständig dran denken, um sie ja nicht zu vergessen. Zufällige Gedanken, neue Ideen, was sie schon immer bei Google nachschlagen wollten etc. – schreib alles dies auf. So kriegst Du die Gedanken aus dem Weg ohne sie zu verlieren. - Mach‘ mal Pause!
Wie schon gesagt: es geht nicht um die mit Arbeit verbrachte Zeit sondern um die Produktivität. Und die wird besser sein, wenn Du zwischendurch mal abschaltest. - Suche Dir einen ruhigen Ort!
Verlasse Dein Büro, Dein Großraumbüro, Dein gewohntes Arbeitsumfeld. Gehen in ein Café, in einen Konferenzraum für eine Stunde, eine Coworking Space für einen Tag, suche Dir einen Platz wo Du nicht gestört wirst und konzentriere Dich auf die Beendigung Deiner wichtigsten Aufgabe des Tages.
Haben Sie weitere Tipps oder Erfahrungen? Wir freuen uns auf Ihre Kommentare.